Desde 2019 todas las empresas están obligadas a registrar la jornada diaria de su plantilla. Muchas lo resolvieron con hojas en papel, un Excel o una app genérica, y con el tiempo aparecen los problemas: fichajes olvidados, correcciones sin rastro, horas que no cuadran con los partes de trabajo y datos que hay que pasar a mano a nóminas o facturación.
En este artículo verás qué exige la ley, qué debe tener una buena app de fichaje y cuándo compensa una app adaptada a tu empresa en lugar de una genérica. Al final, un caso real de una empresa de reparaciones eléctricas de Alicante.
Qué exige la ley del registro de jornada
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro diario de la jornada de cada trabajador, con la hora concreta de inicio y de fin.
- El registro debe hacerse cada día y para cada persona.
- Hay que conservarlo durante cuatro años.
- Debe estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
No llevar el registro o no poder demostrarlo puede acabar en sanción en una inspección. Por eso importa tanto que el sistema guarde cada fichaje y cada corrección de forma ordenada.
Qué debe tener una buena app de fichaje
- Fichaje desde el móvil, desde la web o desde una tableta fija en la entrada, según cómo trabaje cada equipo.
- Registro que no se pueda alterar sin dejar rastro: si alguien corrige un fichaje, queda constancia de quién y cuándo.
- Partes de trabajo con horas y tareas, para que el fichaje y lo que se factura al cliente cuadren.
- Gestión de vacaciones, ausencias y permisos en el mismo sitio.
- Informes exportables para Inspección de Trabajo y para la gestoría.
- Permisos por rol: cada empleado ve lo suyo y el responsable ve su equipo.
Nuestra app no usa geolocalización: no hace falta para cumplir con el registro de jornada y así no se tratan datos de ubicación de la plantilla.
App genérica o app adaptada a tu empresa
Una app genérica de fichaje, con precio por usuario, suele ser suficiente si solo necesitas registrar entradas y salidas y tu forma de trabajar es estándar.
Una app adaptada compensa cuando el fichaje tiene que ir unido a otras cosas: partes de trabajo en obra, horarios especiales, facturación a partir de las horas o conexión con tu programa de gestión. Ahí una genérica obliga a duplicar datos o a trabajar con varias herramientas.
Caso real: fichaje, partes de trabajo y facturas sin papel
Empresa de reparaciones eléctricas · entre 10 y 50 empleados · Alicante
El problema. El control del fichaje daba problemas y las facturas se hacían en papel personalizado. Dedicaban muchas horas a escanear documentos y pasar datos a Excel.
Lo que hicimos. Creamos una aplicación con fichaje, partes de trabajo digitales y facturación digital.
Plazo. Entre uno y dos meses.
Resultado. Se eliminó el papel en partes y facturas, ya no se escanean documentos ni se pasan a Excel, el fichaje queda registrado sin incidencias y las facturas se emiten antes.
Cómo trabajamos la app de fichaje
Partimos de una base propia que ya cumple con el registro de jornada (fichaje, partes, vacaciones y ausencias, e informes) y la adaptamos a cada empresa: sus horarios, sus tipos de trabajo y las herramientas que ya usa.
Funciona en el móvil, en la web y en una tableta fija para fichar en la entrada. Se contrata con una implantación inicial y una cuota mensual de mantenimiento.
¿El fichaje os da más trabajo del que debería?
Cuéntanos cómo registráis hoy la jornada y te decimos si te basta con una app genérica o si compensa adaptarla.
Foto: Emmanuel Ikwuegbu en Unsplash.
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Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el registro de jornada?
Sí. Desde 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los fichajes?
Cuatro años, y deben estar a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
¿La app necesita geolocalización?
No. La geolocalización no es necesaria para cumplir con el registro de jornada. Nuestra app no la usa, así no se tratan datos de ubicación de la plantilla.
¿Se puede fichar desde una tableta en la entrada?
Sí. Además del móvil y la web, se puede instalar en una tableta fija para que varios empleados fichen al entrar y salir.
¿Cuánto cuesta una app de fichaje adaptada?
Depende del número de empleados y de las funciones que necesites (partes, vacaciones, conexión con otros programas). Se contrata con una implantación inicial y una cuota mensual de mantenimiento.
